Službeno pismo: opredelitev, značilnosti in primeri

Značilnosti uradnega pisma se zelo razlikujejo od drugih vrst pisem, saj obstaja več komponent, ki jih v drugih črkah ni.

Morda nekateri od nas čutijo, da uradna pisma zvenijo nenavadno ali da se redko srečamo. V resnici pa smo v času šolanja že prejeli uradna pisma. Uradno pismo je v obliki vabila za starše, da se udeležijo šolskih prireditev, kot so prejemanje izkaznic in drugi dogodki.

V bistvu je uradno pismo splošno pismo kot vsako drugo pismo. Samo v uradnem pismu je posebna značilnost in oblika. Za več podrobnosti si oglejmo več o uradnih pismih.

Opredelitev službenega pisma

Uradno pismo je uradno pismo agencije, ki je namenjeno za uradne namene.

Uradna pisma običajno vsebujejo interese institucije, ki so uradne in splošne narave. Običajno so uradna pisma naslovljena na posameznike ali agencije, da se zadovoljijo uradne potrebe zasebnih agencij ali ustanov.

Ker uradna pisma ena institucija pošlje drugi ali nekomu s pomembnim položajem. Uradna pisma morajo uporabljati standardni in uradni jezik.

Funkcije službenega pisma

Na splošno se uradna pisma uporabljajo za uradne namene agencije. Toda funkcionalno imajo uradna pisma naslednje funkcije:

Služi kot referenca za delo, kot so navodila z navodili, pisma o odobritvi in pisma o odločanju.
Uporablja se kot beležka ali opomnik.
Kot dokaz razvoja agencije ali ustanove.
Kot dokaz, zlasti pismo o soglasju.

Značilnosti uradnega pisma

Kot smo videli, se značilnosti uradnega pisma zelo razlikujejo od drugih vrst pisem. V uradnem pismu so različne stvari, na primer naslednje:

Obstaja dopisnica in ime agencije ali ustanove.
Obstaja številka črke in priloga.
Obstajajo uvodni pozdravi in zaključni pozdravi.
Uporabite uradni jezik.
Na pismu je žig agencije ali institucije.

Preberite tudi: Papuanska tradicionalna imena hiš: popolne slike in razlage

Struktura službenega pisma

Preden preidemo na vzorec službenega pisma, moramo razumeti, kateri deli so uradnega službenega pisma.

V bistvu je uradno pismo sestavljeno iz več delov, deli so:

Ravnatelj

Ta razdelek je na vrhu črke. Običajno glava črke prikazuje identiteto izdelovalca črk.

Primer je:

SMA Bakti Mulya Jakarta

Jl. Jend. Sutoyo št. 8 Džakarta

Ne Tel. (021) 60507256

Kraj in datum pisma

Kot pismo, ki je razvrščeno kot uradno, mora imeti uradno pismo veljaven datum izdelave. To je zato, da se lahko uradno pismo uporabi kot dokaz ali rekapitulacija. Običajno je datum pisma v uradnem pismu desno zgoraj desno na začetku pisma.

Primer:

Kudus, 20. aprila 2019

Številka, priloga in tema

V uradnem pismu bodo zagotovo navedene številka, priloga in predmet pisma. Ta razdelek je običajno neposredno pod glavo. Primer je:

Št: 159 / SMA Bakti Mulya Jakarta / 2019

Priponke: -

Zadeva: Vabilo

Naslov ali namen

Seveda mora pismo, poslano osebi ali agenciji, imeti jasen ciljni naslov. To je zato, da pismo ne pade na napačnega prejemnika. Primeri poštnih naslovov so:

Dragi. Starši / skrbniki študentov

Razred XI, XII, XII SMA Bakti Mulya

Džakarta

Pozdravi

Vsaka vrsta pisma mora imeti uvodni pozdrav in uradno pismo. Pozdrav v uradnem pismu je lahko v obliki:

Mir vama in Allahova milost in blagoslov.

S spoštovanjem,

Vsebina pisma

Vsako uradno pismo ima določeno vsebino in namene. Del, ki to pojasnjuje, je vključen v besedilo pisma. Primeri delov telesa so:

Preberite tudi: Kaj pomeni Želim vam vse najboljše? Kratka in jasna razlaga

Da bi obeležili državni dan izobraževanja za učence SMA Bakti Mulya Jakarta, bomo kot stranke iz šolskega izobraževanja izvedli medšolsko kvizno tekmovanje.

Dogodek bo na:

Dan / datum: četrtek, 14. maj 2019

Čas: 08.00 s.d. 11.00 WIB

Kraj: Džakarta

Dogodek: kviz tekmovanje

Zapiranje

Po izražanju vsebine pisma bi bilo bolje, če se pismo konča tudi z zaključno črko. Običajno se zaključno pismo začne z besedami Tako, dovolj, hvala itd.

Primer je:

Tako vam posredujemo to pismo, hvala za vso pozornost in sodelovanje.

Wassalamu'alaikum Wr. Wb.

Ime pošiljatelja

Čeprav je bila na začetku pisma navedena identiteta agencije, ki je pismo poslala. Uradno pismo mora vsebovati tudi ime pošiljatelja pisma. Običajno je ime pošiljatelja na dnu črke. Primer je:

Ravnatelj,

Doni Sudarmaji, MPd